En el marco de las obligaciones en materia de comercio exterior, es importante recordar que corresponde a los importadores integrar y conservar la documentación y registros relacionados con sus operaciones, en términos de la Regla 3.1.42 de las Reglas Generales de Comercio Exterior. Como parte de nuestras buenas prácticas y compromiso con el cumplimiento, procuramos mantener informados a nuestros clientes sobre este tipo de obligaciones, a fin de que puedan revisar que su documentación de soporte se encuentre debidamente integrada, organizada y disponible, ya que la autoridad puede requerirla en el ejercicio de sus facultades de comprobación.

La correcta integración documental de una operación de comercio exterior no debe entenderse únicamente como un requisito administrativo. Se trata de una medida relevante de cumplimiento, control interno y soporte frente a cualquier facultad de comprobación por parte de la autoridad.

La Regla 3.1.42 de las Reglas Generales de Comercio Exterior establece la obligación de contar con los documentos o registros que acrediten la operación de comercio exterior, incluyendo aquellos que permitan demostrar que las mercancías fueron destinadas al régimen aduanero declarado en el pedimento o en el documento aduanero correspondiente.

¿Qué implica esta obligación?

Esta disposición prevé una obligación amplia de conservación documental. Su alcance no se limita a reunir documentos aduaneros básicos, sino a contar con la documentación y registros que permitan acreditar material, comercial, operativa, técnica y contablemente la operación de comercio exterior, según la naturaleza de cada caso.

En otras palabras, la autoridad no solo puede revisar la existencia formal de una operación, sino también los elementos que permitan respaldar su realidad, su trazabilidad y su debida documentación.

¿Qué tipo de documentos o registros contempla la Regla 3.1.42?

La regla prevé distintos tipos de documentación y registros que, según el caso, deben permitir acreditar la operación de comercio exterior y el destino aduanero de las mercancías. Entre ellos destacan los siguientes:

I. Documentos de adquisición de mercancías o contratación de servicios

La regla contempla contratos, convenios modificatorios y sus anexos, así como órdenes de compra, relacionados con la adquisición de las mercancías o con la prestación de servicios vinculados con las mismas. También considera los pagos o contraprestaciones realizados conforme a dichos actos, así como los CFDI o documentos equivalentes que los amparen.

II. Documentos relacionados con inmuebles o procesos productivos

Cuando la operación se vincule con inmuebles, procesos productivos o lugares donde se lleven a cabo actividades relacionadas con las mercancías, deben conservarse los contratos, convenios, anexos, títulos de propiedad u otra documentación que acredite la legal posesión o goce de esos bienes. En su caso, también deben conservarse los pagos o contraprestaciones correspondientes y sus CFDI o documentos equivalentes.

III. Documentos relacionados con maquinaria y equipo

La regla también contempla la documentación que acredite la legal posesión o uso de la maquinaria y equipo utilizado para el manejo, maniobra, almacenaje, custodia y transporte de las mercancías, o para el proceso productivo de las mismas. Asimismo, deben conservarse, en su caso, los pagos o contraprestaciones relacionados y los CFDI o documentos equivalentes respectivos.

IV. Documentos sobre servicios especializados

Deben integrarse también los contratos, convenios modificatorios y anexos que acrediten la prestación de servicios especializados relacionados con el manejo, maniobra, almacenaje, custodia y transporte de las mercancías, o con el proceso productivo de las mismas. En su caso, deben incluirse también los pagos o contraprestaciones realizados y los CFDI o documentos equivalentes que los amparen.

V. Relación del personal que participó en la operación

La regla exige conservar un listado de los trabajadores que participaron en la operación de comercio exterior, así como los CFDI de nómina correspondientes o la documentación equivalente que ampare la fecha en que intervino dicho personal.

VI. Regalías o derechos de licencia

Cuando el valor de transacción incluya pagos por regalías o derechos de licencia como condición de venta de las mercancías, deben conservarse los contratos, convenios modificatorios y anexos que acrediten esos derechos, así como los pagos o contraprestaciones realizados y los CFDI o documentos equivalentes correspondientes.

VII. Información técnica y de identificación de la mercancía

La regla prevé fichas técnicas, folletos, trípticos, catálogos, etiquetas, fotografías y, en su caso, análisis de laboratorio, siempre que describan de manera detallada las características físicas y técnicas de las mercancías y permitan su plena identificación, incluyendo, cuando proceda, marcas comerciales, modelos y números de identificación individual.

VIII. Información emitida por la Secretaría de Economía

En su caso, debe integrarse la documentación emitida por la Secretaría de Economía respecto de actualizaciones realizadas al Programa IMMEX.

IX. Información contable

También debe conservarse la documentación contable que acredite el método de control de inventarios utilizado, así como auxiliares, libros diarios, pólizas, cuentas de mayor o balanzas de comprobación que sustenten la aplicación del método referido.

X. Manifestación bajo protesta de decir verdad

La regla prevé además una manifestación bajo protesta de decir verdad respecto de ciertos aspectos específicos vinculados con la operación, entre ellos:

• el uso, aplicación o destino de las mercancías;
• tratándose de regímenes de elaboración, transformación o reparación en programas de maquila o de exportación, que las mercancías corresponden a las fracciones arancelarias autorizadas en el Programa IMMEX;
• y que, al realizar la operación, se verificó que los proveedores o clientes relacionados no se encontraban en los listados publicados por el SAT a que se refiere la propia regla.

Importancia práctica para el importador

La relevancia de esta obligación consiste en que la documentación soporte de una operación de comercio exterior puede ir mucho más allá de los documentos aduaneros tradicionalmente identificados en la práctica.

Dependiendo del tipo de mercancía, del régimen aduanero, de la estructura operativa de la empresa y de la forma en que se desarrolla la operación, puede ser necesario acreditar aspectos comerciales, técnicos, contables, productivos, contractuales o incluso relacionados con personal, maquinaria, equipo o inmuebles.

Por ello, resulta recomendable que cada operación cuente con documentación clara, consistente, suficiente y debidamente organizada. La ausencia de soporte, su integración incompleta o la existencia de inconsistencias entre documentos puede generar observaciones o contingencias, incluso cuando la operación haya sido efectivamente realizada.

Puntos de atención en la práctica

Desde una perspectiva de cumplimiento, conviene revisar si la empresa cuenta no solo con documentación comercial básica, sino también con aquellos documentos y registros que, conforme a la naturaleza de su operación, permitan acreditar aspectos como:

• la adquisición de mercancías;
• la contratación de servicios vinculados;
• el uso de inmuebles, maquinaria o equipo;
• la intervención de personal en la operación;
• la existencia de regalías o derechos de licencia, cuando corresponda;
• la identificación técnica de la mercancía;
• y el soporte contable de la operación.

La suficiencia documental puede variar de un caso a otro. Por ello, cada operación debe revisarse atendiendo a sus características particulares.

Recomendaciones de cumplimiento

Como medida preventiva, es recomendable:

• identificar qué fracciones de la Regla 3.1.42 resultan aplicables a cada tipo de operación;
• integrar de manera ordenada la documentación y registros que correspondan en cada caso;
• verificar que exista consistencia entre contratos, pagos, CFDI, registros internos y demás documentación soporte;
• mantener organizada la evidencia técnica, contable, operativa y contractual relacionada con la operación;
• y revisar periódicamente que dicha documentación se encuentre disponible y debidamente integrada.

Más que una obligación aislada, la conservación de estos documentos y registros debe entenderse como parte de una estrategia de cumplimiento en materia de comercio exterior.

La Regla 3.1.42 debe entenderse como una obligación amplia de conservación documental. Su alcance no se limita a reunir ciertos documentos básicos de importación, sino a contar con los elementos necesarios para acreditar de manera suficiente la operación de comercio exterior y su debido soporte, de acuerdo con la naturaleza de cada caso.